Speziell für Dienstleister

Kunden anlegen / bearbeiten

Wofür benötige ich das?

  • Vereinfachter Versand von Angeboten und Rechnungen

Was brauche ich dafür?

  • Kunden ohne Voraussetzungen erstellbar 

Wie lege ich einen Kunden an?

  • In der Navigation auf Stammdaten -> Kunden klicken, dann auf den Button “Kunden erstellen”
  • Angaben zum Kunden eintragen, Vor- und Nachname sind Pflichtangaben
  • Auf Button “Kunden erstellen” klicken
  • Der Kunde ist nun im System angelegt und erscheint in der Liste der Kunden
  • Zum nachträglichen Bearbeiten der Kundendetails in der Übersicht auf den Button mit dem Zahnrad klicken
  • Die Daten in Crumena erfasster Kunden können beim Versand von Angeboten und Rechnungen einfach geladen werden, anstatt sie jedes Mal manuell einzutragen

E-Mail-Konto einrichten

Wofür benötige ich das?

  • E-Mails mit Crumena verschicken, z. B. Angebote

Was brauche ich dafür?

  • E-Mail-Konto mit allen Zugangsdaten
    • Eingangserver mit Portnummer
    • Ausgangsserver mit Portnummer
    • Benutzername
    • Passwort

Wie erstelle ich ein E-Mail-Konto?

  • In der Navigation auf Mail-> Accounts -> Account erstellen klicken
  • Daten des Mailkontos eintragen
  • Speichern; Crumena prüft dann zunächst, ob sich mit diesen Daten eine Verbindung zum Mailserver herstellen lässt
  • Wenn die Prüfung fehlschlägt, überprüfen, ob alle Daten korrekt eingetragen und der bzw. die Mailserver erreichbar sind
  • Nach erfolgreicher Prüfung ist das E-Mail-Konto in Crumena eingerichtet und man kann Mails versenden (z. B. Angebote) und lesen (Mail-> Posteingang)

Dienstleistung als Artikel anlegen

Wofür benötige ich das?

  • Erstellung von Angeboten
  • Verkäufe
  • Rechnungen
  • sonstige Buchungsvorgänge

Was brauche ich dafür?

  • Kategorie (Warengruppe) im System, der man den Artikel zuordnen kann

Wie erstelle ich einen Artikel?

  • In der Navigation auf Stammdaten -> Artikel klicken, dann auf den Button “Artikel erstellen”
  • Artikelname und Mehrwertsteuersatz eintragen
  • Kategorie / Warengruppe auswählen
  • Button “Artikel erstellen” klicken 
  • Man gelangt automatisch zu den Eigenschaften des Artikels
  • Der Artikel ist nun im System vorhanden und lässt sich verwenden
  • Weitere Angaben lassen sich direkt in den automatisch aufgerufenen Artikeleigenschaften ergänzen
  • Alternativ kann man den Artikel später bearbeiten und weitere Eigenschaften nachtragen oder ändern (s. Artikel bearbeiten) 
  • Wichtig: Immer die Option „Virtuelles Produkt“ markieren, damit man die Dienstleistung ohne Lagerbestand und Lager verwalten kann

Projekt anlegen / bearbeiten

Wofür benötige ich das?

  • Anlegen einer Aufgabe, zu der man angefallene Arbeitszeit erfassen kann

Was brauche ich dafür?

  • Projekte lassen sich ohne Voraussetzungen in Crumena anlegen

Wie lege ich ein Projekt an?

  • In der Navigation auf Stammdaten -> Projekte klicken, dann auf den Button “Projekt erstellen”
  • Titel des Projekts eintragen
  • Kunden zuordnen: Im Feld “Kunde” den Namen des Kunden eintippen, das System bietet eine Auswahl möglicher Kunden an, wenn man zu tippen anfängt
  • Beschreibung des Projekts eintragen
  • Speichern
  • Das Projekt ist nun im System angelegt und erscheint in der Projektliste
  • Zum nachträglichen Bearbeiten der Projektdetails in der Übersicht auf den Button mit dem Zahnrad klicken

Aufgabe anlegen

Wofür benötige ich das?

  • Im Rahmen eines Projekts bzw. einzelner Teilaufgaben angefallene Arbeitszeit erfassen

Was brauche ich dafür?

  • Projekt, dem sich die Aufgabe zuordnen lässt, in Crumena angelegt

Wie lege ich eine Aufgabe an?

  • In der Navigation auf Aufgaben klicken, dann in der Aufgabenübersicht oben links auf den Button “Task erstellen”
  • Titel der Aufgabe bzw. des Tasks eintragen
  • Projekt zuordnen: Im zweiten Titelfeld den Namen des Projekts eintippen, das System bietet eine Auswahl möglicher Projekte an, wenn man zu tippen anfängt; gewünschtes Projekt in der Trefferliste anklicken, um es mit der Aufgabe zu verknüpfen
  • Beschreibung der Aufgabe eintragen
  • Speichern
  • Die Aufgabe / der Task ist nun im System angelegt und erscheint in der Taskliste
  • Um die Erfassung der Arbeitszeit für eine Projektaufgabe zu beginnen, den Start-Button bei der betreffenden Aufgabe anklicken; um die Zeiterfassung wieder anzuhalten,  den Stop-Button bei der Aufgabe mit laufender Zeiterfassung anklicken
  • Erfasste Projekt-Arbeitszeiten lassen sich zu einem Report zusammenstellen und in unterschiedlichen Formaten ausgeben 
  • Die Zeiterfassung für Aufgaben ist unabhängig von der allgemeinen Arbeitszeiterfassung

Angebot erstellen

Wofür benötige ich das?

  • Versand von Angeboten via E-Mail mit Crumena

Was brauche ich dafür?

  • Artikel oder Dienstleistungen in Crumena angelegt

Wie erstelle ich ein Angebot?

  • In der Navigation auf Verkauf -> Angebote klicken, dann auf den Button Angebot erstellen
  • Im Bereich Angebot:
    • Datum auswählen, wenn das Angebot auf einen anderen Tag als das aktuelle Datum datiert werden soll
    • Optional: Text eintragen, der im Angebot zwischen dem Vorlagentext und der Auflistung der Angebotspositionen erscheinen soll
    • Status: Hier kann man als Gedächtnisstütze eine Markierung für den aktuellen Bearbeitungszustand des Angebots setzen; gegenwärtig ver- oder bearbeitet Crumena diesen Status noch nicht
  •  Im Bereich Kunde:
    • Kundendaten manuell eintragen oder in Crumena gespeicherten Kunden auswählen
    • Zum Auswählen eines in Crumena gespeicherten Kunden im Feld KUNDE WÄHLEN den Firmennamen oder den Namen des Ansprechpartners eintragen; Crumena schlägt mögliche Treffer in einer Liste vor, sobald man anfängt zu tippen
    • Kunden in der Trefferliste anklicken, um ihn zu übernehmen; Crumena trägt die übrigen Kundendaten automatisch ein
  • Im Bereich Artikel
    • Dienstleistungen oder Artikel, die als Posten im Angebot aufgeführt werden sollen, müssen als Artikel in Crumena angelegt sein
    • Im Feld ARTIKEL WÄHLEN den Artikelnamen eingeben; Crumena schlägt mögliche Treffer in einer Liste vor, sobald man anfängt zu tippen
    • Artikel in der Trefferliste anklicken, um ihn als Angebotsposten zu übernehmen; Crumena trägt Artikelnummer und -namen, Steuersatz und Preis in das Angebot ein;
    • Crumena trägt die Angebotssumme sowie die darin enthaltene Mehrwertsteuer ins Angebot ein
  • Sobald das Angebot gespeichert wurde, kann man es per E-Mail senden (hierzu muss ein E-Mail-Konto in Crumena eingerichtet sein); um ein Angebot als E-Mail zu versenden, oben rechts auf den Button Als E-Mail senden klicken
  • Um zur Angebotsliste zurückzukehren, oben rechts auf Alle Angebote klicken
  •  In der Angebotsliste:
    • Klick auf den Button mit dem Zahnradsymbol, um Änderungen am Angebot vorzunehmen (z. B. den Status von Entwurf auf Gesendet setzen)
    • Klick auf den Button mit dem PDF-Symbol, um das Angebot in einem Vorschaufenster zu betrachten und von dort auszudrucken oder herunterzuladen, z. B. um es per E-Mail zu versenden, wenn kein E-Mail-Konto in Crumena eingerichtet ist

Auftrag erstellen

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Rechnungen erstellen

Wofür benötige ich das?

  • Rechnungen erstellen
  • Rechnungen ansehen, herunterladen oder ausdrucken

Was brauche ich dafür?

  • Artikel müssen im System angelegt sein
  • Optional: Kunde im System angelegt

Wie erstelle ich eine Rechnung?

  • In der Navigation auf Buchhaltung -> Rechnungen klicken, dann auf den Button „Rechnung erstellen“
  • Rechnungsdatum, Zahlungsziel, Leistungszeit von und Leistungszeit bis einstellen bzw. Voreinstellungen übernehmen
  • Kundendaten manuell eintragen, wenn der Kunde nicht in Crumena erfasst wurde  
  • Optional: Wenn der Kunde in Crumena erfasst wurde, unter KUNDE WÄHLEN in das Eingabefeld den Namen des Kunden eintragen, sobald man anfängt zu tippen, wird eine Liste möglicher Treffer angezeigt, dann den Kunden in der Liste anklicken
  • Unter Artikel in das Eingabefeld den Namen eines verkauften Artikels eintragen, sobald man anfängt zu tippen, wird eine Liste möglicher Treffer angezeigt, dann den Artikel in der Liste anklicken, um ihn als Rechnungsposten hinzuzufügen
  • Auf Rechnung erstellen klicken; es öffnet sich eine Vorschau, in der man die Rechnung ausdrucken oder herunterladen kann
  • In der Rechnungsliste erscheint die Rechnung nun mit dem Status OFFEN

Rechnungen bearbeiten / bezahlt markieren

Wofür benötige ich das?

  • Rechnungsdaten nachträglich ändern
  • Bezahlte Rechnungen markieren

Was brauche ich dafür?

  • Rechnung muss im System angelegt sein

Wie bearbeite ich eine Rechnung?

  • In der Navigation auf Buchhaltung -> Rechnungen klicken, dann in der Liste bei der betreffenden Rechnung auf … -> Bearbeiten klicken
  • Rechnungsdaten wie gewünscht ändern
  • Rechnung speichern
  • Optional: Über den Button Als bezahlt markieren kann man die Rechnung hier direkt auf bezahlt setzen
  • Optional: Um eine Rechnung schnell auf bezahlt zu setzen, in der Liste bei der betreffenden Rechnung auf … -> Als bezahlt markieren klicken