Speziell für Onlinehändler
Onlineshop erstellen / bearbeiten
Wofür benötige ich das?
- Artikel aus Backoffice mit Onlineshop verknüpfen
- Massenfunktionen für Import und Synchronisation von Artikeln
Was brauche ich dafür?
- Onlineshop (WooCommerce)
Wie erstelle ich einen Onlineshop?
- In der Navigation auf Stammdaten -> Onlineshops klicken, dann auf den Button “Onlineshop erstellen”
- Daten des WooCommerce-Shops eintragen
- Shopname und -Url
- Key / Secret: Consumer-Schlüssel und -Secret aus den WooCommerce-Shop, den Schlüssel muss man dort WooCommerce -> Einstellungen -> Erweitert ->REST-API erzeugen und bei der Erzeugung notieren (später ist dort nur noch der Key einsehbar)
- Media Nutzername / Media Nutzerpasswort: User-Account für WordPress
- Typ auswählen (z. B. “Wordpress” für WooCommerce)
- Zum nachträglichen Bearbeiten der Details eines Onlineshops in der Übersicht bei dem betreffenden Shop auf den Button mit dem Zahnrad klicken
Artikel aus dem Onlineshop importieren
Wofür benötige ich das?
- Erstellung von Angeboten
- Bestellungen
- Rechnungen
- sonstige Buchungsvorgänge
Was brauche ich dafür?
- Mit Artikeln gefüllter Onlineshop vorhanden und mit Crumena verknüpft
- Kategorien (Warengruppen) in Crumena, der man die Artikel beim Import zuordnen kann; ist keine Kategorie vorhanden, erstellt Crumena automatisch die Kategorie und weist diese allen Artikeln zu; man kann dann auch nachträglich die Kategorie der Artikel ändern
Wie importiere ich Artikel aus dem Onlineshop?
- In der Navigation auf Stammdaten -> Onlineshops klicken, dann bei dem Shop, aus dem man Artikel importieren will, auf den Button mit dem Zahnradsymbol klicken
- Im Bereich Onlineshop Daten auf den Button Massenimport klicken
- Im folgenden Dialog erscheinen alle Artikel aus dem Onlineshop, die noch nicht in Crumena importiert wurden
- Optional: Am Kopf der Artikelliste Standardsteuersatz für alle Artikel festlegen (Vorgabe: 19%)
- Optional: Am Kopf der Artikelliste Standardkategorie für alle Artikel festlegen bzw. Namen für neue Kategorie eintragen
- Optional: In der Liste zu importierender Artikel für jeden vom Standard abweichenden Artikel
- eine Kategorie aus Crumena zuweisen (Namen im Feld Kategorie eintippen, Crumena zeigt eine Trefferliste möglicher Kategorien an, sobald man zu tippen anfängt; Auswahl durch Klick auf Kategorie in der Trefferliste)
- einen Steuersatz eintragen, wenn dieser vom Standard 19% abweicht (s. o.)
- Auf Massenimport starten; Crumena verbindet sich mit den Onlineshop und importiert die Artikel
- Man gelangt zurück zur Detailansicht des Onlineshops; die Produktliste enthält nun die gerade importierten Artikel
Artikel anlegen
Wofür benötige ich das?
- Wenn noch kein Onlineshop mit Artikeln besteht
- Erstellung von Angeboten
- Abwicklung von Verkäufen
- Rechnungen erstellen
- sonstige Buchungsvorgänge
Was brauche ich dafür?
- Kategorie (Warengruppe) im System, der man den Artikel zuordnen kann
Wie erstelle ich einen Artikel?
- In der Navigation auf Stammdaten -> Artikel klicken, dann auf den Button “Artikel erstellen”
- Artikelname und Mehrwertsteuersatz eintragen
- Kategorie / Warengruppe auswählen
- Button “Artikel erstellen” klicken
- Man gelangt automatisch zu den Eigenschaften des Artikels
- Der Artikel ist nun im System vorhanden und lässt sich verwenden
- Weitere Angaben lassen sich direkt in den automatisch aufgerufenen Artikeleigenschaften ergänzen
- Alternativ kann man den Artikel später bearbeiten und weitere Eigenschaften nachtragen oder ändern (s. Artikel bearbeiten)
Versandkosten als Artikel anlegen
Wofür benötige ich das?
- Automatisches Hinzufügen von Versandkosten bei Import von Bestellungen aus dem Onlineshop
Was brauche ich dafür?
- Onlineshop mit konfigurierter Berechnung von Versandkosten
- Kategorie (Warengruppe) im System, der man den Artikel zuordnen kann
Wie erstelle ich Versandkosten als Artikel?
- Grundsätzlich werden Versandkosten als ein eigener Artikel für alle verwendeten Versanddienstleister zusammen angelegt mit nachfolgenden Besonderheiten
- Bei den Artikeldetails
- Keinen Preis angeben; diese Angabe übernimmt Crumena beim Import der Bestellung aus den Shop automatisch
- Artikeltyp Versand auswählen
- Option Virtuelles Produkt auswählen, damit kein Lagerbestand benötigt wird
Hinweis: Bei manuell erzeugten Bestellungen (z. B. Erfassung telefonischer Bestellungen) muss man den Versandartikel manuell bei der Bestellung hinzufügen und die Kosten ebenfalls manuell eintragen.
Lager anlegen
Wofür benötige ich das?
- Verbuchung von Eingängen und Verkäufen von Artikeln
Was brauche ich dafür?
- Lager ohne Voraussetzungen erstellbar
Wie lege ich ein Lager an?
- In der Navigation auf Warenwirtschaft -> Lager klicken, dann auf den Button “Lager erstellen”
- Namen des Lagers eintragen
- Auswählen, ob der Bestand in diesem Lager verkaufbar sein soll oder nicht
- Markieren, ob dieses Lager das Standard-Lager sein soll; wenn diese Option gewählt ist, werden alle Eingänge, Verkäufe etc. automatisch gegen den Bestand dieses Lagers verbucht
Waren ins Lager einbuchen
Wofür benötige ich das?
- Erfassung von Lieferungen
- Bestand mit Warenwirtschaft verwalten
Was brauche ich dafür?
- Lager zur Verbuchung des Bestands muss im System vorhanden sein
Wie buche ich Waren ins Lager ein?
- In der Navigation auf Warenwirtschaft -> Eingang klicken, dann auf den Button “Wareneingang erstellen”
- Lieferschein, Lieferant und Lieferdatum eintragen und auf “Weiter” klicken
- Artikel der Lieferung erfassen:
- Artikelbezeichnung, Einzel-Einkaufspreis und Anzahl eintragen, Lager auswählen, in dem dieser Artikel gelagert wird
- Auf Button + klicken, um den Artikel der Eingangsliste hinzuzufügen, in der Artikelliste erscheint der gesamte Posten in einzelne Artikel aufgeteilt; wenn die Lieferung z. B. 10 Exemplare eines Artikels enthält, wird die Liste um 10 Positionen erweitert
- Auf Speichern klicken, um Zwischenstände abzuspeichern und anschließend weitere Artikel aus der Lieferung zu erfassen
- Auf Wareneingang abschließen klicken, um den endgültigen Stand abzuspeichern und das Erfassen der Lieferung abzuschließen
Lagerbestand aus Crumena in den Onlineshop synchronisieren
Wofür benötige ich das?
- Bestand aus der Warenwirtschaft von Crumena in den Onlineshop synchronisieren
Was brauche ich dafür?
- Lager zur Verbuchung des Bestands muss im System vorhanden sein
- Artikel müssen so konfiguriert sein, dass die Lageranzeige auf Lagerbestand mit Warenwirtschaft verwalten steht (Standardwert)
Wie synchronisiere ich den Lagerbestand?
- In der Navigation auf Stammdaten -> Onlineshops klicken, dann bei dem Shop, der synchronisiert werden soll, auf den Button mit dem Zahnradsymbol klicken
- Im Bereich Onlineshop Daten auf den Button Lager synchronisieren klicken
Artikel auf fixen Lagerbestand einstellen
Wofür benötige ich das?
- Artikel soll im Onlineshop mit festem Bestand unabhängig von Warenwirtschaft angezeigt werden
Was brauche ich dafür?
- Onlineshop mit Crumena verknüpft
Wie fixiere ich den Lagerbestand eines Artikels?
- In der Navigation auf Stammdaten -> Artikel klicken, dann bei dem Artikel, dessen Lagerbestand fixiert werden soll, auf den Button mit dem Zahnradsymbol klicken
- Im Bereich Online-Verkauf bei dem Onlineshop, in dem der Lagerbestand des Artikels fixiert werden soll, auf den Button mit dem Zahnradsymbol klicken; man gelangt zum Dialog Produkt in Onlineshop bearbeiten
- Im Feld Lageranzeige den gewünschten Lagerbestand auswählen
- Speichern, dann auf Von Warenwirtschaft übernehmen klicken, damit der fixe Lagerbestand erstmalig in den Onlineshop übertragen wird
- Künftige Synchronisationen des Lagerbestands von Crumena in den Onlineshop überspringen diesen Artikel nun, so dass der Lagerbestand im Onlineshop fixiert ist
E-Mail-Konto einrichten
Wofür benötige ich das?
- E-Mails mit Crumena verschicken, z. B. Angebote
Was brauche ich dafür?
- E-Mail-Konto mit allen Zugangsdaten
- Eingangserver mit Portnummer
- Ausgangsserver mit Portnummer
- Benutzername
- Passwort
Wie erstelle ich ein E-Mail-Konto?
- In der Navigation auf Mail -> Accounts -> Account erstellen klicken
- Daten des Mailkontos eintragen
- Speichern; Crumena prüft dann zunächst, ob sich mit diesen Daten eine Verbindung zum Mailserver herstellen lässt
- Wenn die Prüfung fehlschlägt, überprüfen, ob alle Daten korrekt eingetragen und der bzw. die Mailserver erreichbar sind
- Nach erfolgreicher Prüfung ist das E-Mail-Konto in Crumena eingerichtet und man kann Mails versenden (z. B. Angebote) und lesen (Mail-> Posteingang)
Bestellungen aus dem Onlineshop abholen
Wofür benötige ich das?
- Bestellungen in Crumena importieren und weiter bearbeiten
Was brauche ich dafür?
- Onlineshop mit Crumena verknüpft
Wie hole ich Bestellungen aus dem Onlineshop ab?
- In der Navigation auf Verkauf -> Bestellungen klicken, dann auf den Button Onlineshop Bestellungen abholen
- Crumena importiert neue Bestellungen aus dem Onlineshop
- Die neuen Bestellungen erscheinen nun in der Übersichtsliste
Bestellungen bearbeiten
Wofür benötige ich das?
- Bestellungen in Crumena bearbeiten und automatisch mit dem Onlineshop synchronisieren
Was brauche ich dafür?
- Onlineshop mit Crumena verknüpft
- Bei Artikeln mit Warenbestand: Bestand im Lager eingebucht
- Für E-Mail-Benachrichrtigungen des Kunden aus Crumena: E-Mail-Konto eingerichtet
- Für Druck von Versandlabeln: Versanddienstleister in Crumena eingerichtet
Wie bearbeite ich Bestellungen?
- In der Navigation auf Verkauf -> Bestellungen klicken, dann bei der betreffenden Bestellung auf den Button mit dem Zahnradsymbol
- Man gelangt zu den Details der Bestellung; von hier aus kann man
- Die Bestellung auf bezahlt setzen
- Eine Rechnung zu der Bestellung erzeugen
- Einen Lieferschein zu der Bestellung erzeugen
- Ein Versandlabel zu der Bestellung erzeugen
- Die Bestellung stornieren
- Die Bestellung abschließen
- Eine E-Mail-Nachricht an den Kunden verschicken
- Einzelne Artikel aus der Bestellung entfernen oder die Bestellmenge ändern (nur solange noch keine Bezahlung stattgefunden hat)
- Sofern notwendig, synchronisiert Crumena im Hintergrund automatisch den Status der Bestellung im Onlineshop
Rechnungen erstellen
Wofür benötige ich das?
- Rechnungen erstellen
- Rechnungen ansehen, herunterladen oder ausdrucken
Was brauche ich dafür?
- Artikel müssen im System angelegt sein
- Optional: Kunde im System angelegt
Wie erstelle ich eine Rechnung?
- In der Navigation auf Buchhaltung -> Rechnungen klicken, dann auf den Button „Rechnung erstellen“
- Rechnungsdatum, Zahlungsziel, Leistungszeit von und Leistungszeit bis einstellen bzw. Voreinstellungen übernehmen
- Kundendaten manuell eintragen, wenn der Kunde nicht in Crumena erfasst wurde
- Optional: Wenn der Kunde in Crumena erfasst wurde, unter KUNDE WÄHLEN in das Eingabefeld den Namen des Kunden eintragen, sobald man anfängt zu tippen, wird eine Liste möglicher Treffer angezeigt, dann den Kunden in der Liste anklicken
- Unter Artikel in das Eingabefeld den Namen eines verkauften Artikels eintragen, sobald man anfängt zu tippen, wird eine Liste möglicher Treffer angezeigt, dann den Artikel in der Liste anklicken, um ihn als Rechnungsposten hinzuzufügen
- Auf Rechnung erstellen klicken; es öffnet sich eine Vorschau, in der man die Rechnung ausdrucken oder herunterladen kann
- In der Rechnungsliste erscheint die Rechnung nun mit dem Status OFFEN
Hinweis: Rechnungen, die beim Verkauf über die Kasse erzeugt werden, haben automatisch den Status BEZAHLT
Rechnungen bearbeiten / bezahlt markieren
Wofür benötige ich das?
- Rechnungsdaten nachträglich ändern
- Bezahlte Rechnungen markieren
Was brauche ich dafür?
- Rechnung muss im System angelegt sein
Wie bearbeite ich eine Rechnung?
- In der Navigation auf Buchhaltung -> Rechnungen klicken, dann in der Liste bei der betreffenden Rechnung auf … -> Bearbeiten klicken
- Rechnungsdaten wie gewünscht ändern
- Rechnung speichern
- Optional: Über den Button Als bezahlt markieren kann man die Rechnung hier direkt auf bezahlt setzen
- Optional: Um eine Rechnung schnell auf bezahlt zu setzen, in der Liste bei der betreffenden Rechnung auf … -> Als bezahlt markieren klicken